وظایف شرکت حسابداری به نوع فعالیت مشتری، حجم معاملات، تعداد کارکنان و خدمات مورد توافق بستگی دارد. بعضی شرکتها خدمات محدودی ارائه میدهند و برخی دیگر مدیریت بخش عمدهای از امور مالی کسبوکارها را بر عهده میگیرند.
مهمترین خدمات شرکت حسابداری عبارتاند از:
یکی از اصلیترین وظایف شرکت حسابداری، ثبت و طبقهبندی رویدادهای مالی کسبوکار است. خرید کالا، فروش محصولات، دریافت و پرداخت وجه، هزینههای جاری، تسویه با تأمینکنندگان و سایر معاملات باید بر اساس اسناد معتبر در سیستم حسابداری ثبت شوند.
این اطلاعات، پایه تهیه گزارشهای مالی و بررسی وضعیت اقتصادی کسبوکار هستند.
خدمات حسابداری در این بخش میتواند شامل موارد زیر باشد:
ثبت اسناد حسابداری و طبقهبندی حسابها
ثبت درآمدها و هزینههای کسبوکار
کنترل حسابهای دریافتنی و پرداختنی
بررسی مغایرت حسابهای بانکی
کنترل اسناد خرید و فروش
تهیه تراز آزمایشی و گزارشهای دورهای
بررسی مانده حساب مشتریان و تأمینکنندگان
ثبت صحیح اطلاعات مالی به مدیران کمک میکند تصویر روشنتری از وضعیت مالی مجموعه خود داشته باشند.
خدمات مالیاتی یکی از مهمترین حوزههای فعالیت شرکتهای حسابداری است. قوانین و مقررات مالیاتی، مهلتهای قانونی و نوع تکالیف هر مؤدی ممکن است با توجه به شرایط کسبوکار متفاوت باشد؛ به همین دلیل، بررسی وضعیت مالیاتی هر مجموعه اهمیت زیادی دارد.
یک شرکت خدمات حسابداری و مالیاتی میتواند با توجه به قرارداد و حدود صلاحیت حرفهای خود، در زمینههای زیر به کسبوکارها کمک کند:
بررسی وضعیت پرونده مالیاتی
تهیه و تنظیم اظهارنامه مالیاتی
بررسی اسناد و اطلاعات موردنیاز برای محاسبه مالیات
بررسی تکالیف مالیات بر ارزش افزوده، در صورت شمول
پیگیری تکالیف مرتبط با سامانه مؤدیان و صورتحساب الکترونیکی، حسب مورد
بررسی و آمادهسازی مستندات مالیاتی
ارائه مشاوره برای کاهش خطاهای مالیاتی در چارچوب قانون
کمک به آمادهسازی مدارک برای رسیدگیهای مالیاتی
نکته مهم این است که شرکت حسابداری نمیتواند معافیت مالیاتی یا حذف قطعی جرایم را صرفاً با ارائه خدمات خود تضمین کند. نتیجه هر پرونده به شرایط مؤدی، اسناد، قوانین قابل اجرا و تصمیم مراجع ذیصلاح بستگی دارد.
مدیران برای تصمیمگیری درباره توسعه کسبوکار، خرید تجهیزات، افزایش سرمایه، کنترل هزینهها یا استخدام نیروی جدید، به اطلاعات مالی قابل اعتماد نیاز دارند.
شرکت حسابداری میتواند متناسب با نیاز مجموعه، گزارشهایی مانند صورت سود و زیان، ترازنامه، گزارش درآمدها و هزینهها و گزارش وضعیت بدهیها و مطالبات را تهیه یا بررسی کند.
این گزارشها به مدیران کمک میکنند به پرسشهایی مانند موارد زیر پاسخ دهند:
کسبوکار در یک دوره مشخص چقدر سود یا زیان داشته است؟
کدام هزینهها بیشترین سهم را از مخارج مجموعه دارند؟
چه میزان از مطالبات هنوز وصول نشده است؟
بدهیهای سررسیدشده چقدر است؟
آیا جریان نقدی برای پرداخت هزینههای آینده کافی است؟
البته کیفیت این گزارشها به کامل بودن اسناد، صحت اطلاعات اولیه و نحوه اجرای فرآیندهای حسابداری بستگی دارد.
محاسبه حقوق کارکنان فقط به تعیین مبلغ دریافتی ماهانه محدود نمیشود. اطلاعات کارکرد، اضافهکاری، مرخصی، مزایا، کسورات و مقررات مربوط به بیمه و مالیات حقوق نیز باید بهدرستی بررسی شوند.
شرکت حسابداری، در صورت ارائه این خدمت، میتواند امور زیر را انجام دهد:
محاسبه حقوق و مزایای کارکنان
تهیه فیش حقوقی
محاسبه اضافهکاری، پاداش و کسورات
تهیه و ارسال فهرست مالیات حقوق، طبق مقررات
تهیه و ارسال لیست بیمه تأمین اجتماعی
بررسی اسناد و اطلاعات مرتبط با کارکرد کارکنان
تهیه گزارش هزینه حقوق و دستمزد
انجام این امور بهصورت منظم به کسبوکارها کمک میکند سوابق پرسنلی و مالی مرتبط با کارکنان را بهتر مدیریت کنند.
با توجه به تکالیف قانونی مرتبط با سامانه مؤدیان و صورتحساب الکترونیکی،برخی کسبوکارها برای بررسی وضعیت پرونده، صدور صورتحساب و کنترل اطلاعات فروش به خدمات تخصصی نیاز دارند.
شرکت حسابداری میتواند با توجه به وضعیت مالیاتی مؤدی و مقررات جاری، در زمینههای زیر خدمات ارائه دهد:
بررسی وضعیت پرونده مالیاتی و کارپوشه مؤدی
بررسی تکالیف مرتبط با صدور صورتحساب الکترونیکی
کنترل اطلاعات فروش و اسناد مربوط به معاملات
ارزش افزوده
رد کردن معاملات فصلی
بررسی ارتباط اطلاعات حسابداری با اطلاعات مالیاتی
شناسایی مغایرتهای احتمالی و کمک به اصلاح آنها در چارچوب مقررات
توجه داشته باشید که نوع صورتحساب، مهلتها و الزامات اجرایی ممکن است بر اساس قوانین و دستورالعملهای جاری تغییر کنند؛ بنابراین، تکالیف هر کسبوکار باید جداگانه بررسی شود.
همه کسبوکارها نیازهای حسابداری یکسانی ندارند. برای مثال، حسابداری یک فروشگاه پوشاک با حسابداری یک شرکت تولیدی یا مجموعه خدماتی تفاوتهایی دارد.
همه کسبوکارها نیازهای حسابداری یکسانی ندارند. برای مثال، حسابداری فروشگاه پوشاک با حسابداری یک شرکت تولیدی یا مجموعه خدماتی تفاوتهایی دارد.
یک شرکت حسابداری باتجربه، خدمات خود را با توجه به نوع فعالیت مشتری تنظیم میکند.
حسابداری فروشگاهها: ثبت خرید و فروش، کنترل موجودی کالا، بررسی سود فروش و مدیریت حساب تأمینکنندگان.
حسابداری شرکتهای تولیدی: ثبت هزینههای مواد اولیه، دستمزد و سربار تولید و محاسبه بهای تمامشده محصولات، متناسب با سیستم حسابداری مجموعه.
حسابداری شرکتهای بازرگانی: کنترل اسناد خرید و فروش، بررسی موجودی کالا، محاسبه سود معاملات و کنترل حساب مشتریان و تأمینکنندگان.
حسابداری شرکتهای خدماتی: ثبت درآمد قراردادها، هزینههای ارائه خدمات، مطالبات مشتریان و هزینههای پرسنلی.
انتخاب شرکتی که با حوزه فعالیت کسبوکار آشنایی داشته باشد، میتواند کیفیت خدمات حسابداری و کاربردی بودن گزارشهای مالی را افزایش دهد.
یکی از پرسشهای رایج مدیران این است که آیا بهتر است یک حسابدار استخدام کنند یا امور مالی را به شرکت حسابداری بسپارند؟
پاسخ به حجم عملیات مالی، تعداد کارکنان، پیچیدگی فعالیت و بودجه کسبوکار بستگی دارد
| معیار مقایسه | شرکت خدمات حسابداری و مالیاتی | حسابدار داخلی |
|---|---|---|
| نحوه همکاری | بر اساس قرارداد خدماتی | معمولاً استخدام در مجموعه |
| تخصص و نیروی انسانی | امکان استفاده از متخصصان مختلف مالی و مالیاتی | وابسته به مهارت حسابدار و تیم داخلی |
| هزینه همکاری | بر اساس حجم کار و خدمات قرارداد | حقوق، مزایا و هزینههای استخدام |
| دامنه خدمات | قابل تنظیم از خدمات محدود تا مدیریت امور مالی | وابسته به شرح وظایف و توانایی فرد |
| حضور در محل | طبق قرارداد؛ حضوری، غیرحضوری یا ترکیبی | معمولاً حضور در محل کسبوکار |
| گزارشهای مالی | طبق دوره و قالب توافقشده در قرارداد | طبق فرآیندهای داخلی مجموعه |
| مناسب برای | کسبوکارهای نیازمند برونسپاری تمام یا بخشی از امور مالی | مجموعههای نیازمند حضور مستمر نیروی مالی |
| نکته مهم | باید حدود خدمات و مسئولیتها در قرارداد مشخص باشد | باید شرح وظایف و سطح اختیار مشخص باشد |
هیچکدام از این دو روش برای همه کسبوکارها بهترین انتخاب نیست. بعضی مجموعهها به حسابدار تماموقت نیاز دارند؛ بعضی دیگر با برونسپاری امور مالی و دریافت مشاوره تخصصی میتوانند نیازهای خود را برطرف کنند. در کسبوکارهای بزرگ نیز استفاده همزمان از تیم مالی داخلی و خدمات تخصصی بیرونی امکانپذیر است.
عبارت «بهترین شرکت حسابداری» برای همه کسبوکارها معنای یکسانی ندارد. شرکتی که برای یک فروشگاه کوچک مناسب است، ممکن است پاسخگوی نیازهای یک مجموعه تولیدی یا شرکت بازرگانی بزرگ نباشد.
برای انتخاب بهترین شرکت حسابداری، بهتر است بهجای توجه صرف به قیمت یا تبلیغات، چند معیار مهم را بررسی کنید.
تجربه در صنعت مرتبط اهمیت زیادی دارد. برای مثال، حسابداری شرکتهای تولیدی به شناخت بهای تمامشده و هزینههای تولید نیاز دارد؛ درحالیکه در یک شرکت خدماتی، مدیریت قراردادها و مطالبات ممکن است اهمیت بیشتری داشته باشد.
پیش از عقد قرارداد، درباره تجربه شرکت حسابداری در حوزه فعالیت خود سؤال کنید.
یکی از معیارهای مهم انتخاب شرکت حسابداری، آشنایی بهروز با قوانین مالیاتی، مقررات بیمهای و تکالیف قانونی مرتبط با کسبوکار شماست.
از شرکت موردنظر بپرسید که خدمات مالیاتی آن دقیقاً شامل چه مواردی است، چه مسئولیتهایی بر عهده شما باقی میماند و برای پیگیری مهلتهای قانونی چه سازوکاری دارد
پیش از شروع همکاری، باید مشخص باشد چه خدماتی دریافت میکنید و چه مواردی خارج از قرارداد هستند.
برای مثال، ثبت اسناد حسابداری، تهیه اظهارنامه، تنظیم لیست بیمه، مشاوره مالیاتی و حضور در جلسات رسیدگی ممکن است خدمات جداگانهای باشند. نباید فرض کنید تمام این موارد در هر قرارداد حسابداری گنجانده شدهاند.
شرکت حسابداری باید بتواند اطلاعات مالی را به شکلی منظم و قابل استفاده ارائه کند. گزارشهای پیچیدهای که مدیر کسبوکار از آنها سر درنمیآورد، بهتنهایی ارزش مدیریتی زیادی ایجاد نمیکنند.
درباره دوره گزارشدهی، نحوه دسترسی به اسناد و چگونگی اطلاعرسانی مشکلات مالی یا مالیاتی از ابتدا توافق کنید.
اطلاعات مربوط به درآمد، هزینه، حسابهای بانکی، کارکنان و قراردادهای تجاری از اطلاعات حساس هر کسبوکار محسوب میشوند.
در انتخاب شرکت حسابداری، نحوه نگهداری اسناد، سطح دسترسی افراد، روش تبادل اطلاعات و تعهدات محرمانگی را بررسی کنید.
امور مالی و مالیاتی همیشه طبق یک برنامه ثابت پیش نمیروند. ممکن است مدارک جدیدی درخواست شود یا لازم باشد درباره یک مغایرت مالی تصمیم بگیرید.
شرکتی را انتخاب کنید که حدود پاسخگویی، روش ارتباط و مسئول پیگیری امور در آن مشخص باشد.
گاهی یک کسبوکار فقط به تنظیم اظهارنامه یا بررسی پرونده مالیاتی نیاز دارد؛ درحالیکه مجموعهای دیگر به مدیریت مستمر حسابداری، حقوق و دستمزد و گزارشهای مدیریتی احتیاج دارد.
بهترین شرکت حسابداری لزوماً شرکتی نیست که بیشترین خدمات را تبلیغ میکند؛ بلکه مجموعهای است که خدمات متناسب با نیاز شما را با شرح وظایف و مسئولیتهای روشن ارائه میدهد.
برونسپاری حسابداری میتواند مزایای مختلفی برای کسبوکارها داشته باشد. البته میزان بهرهمندی از این مزایا به کیفیت همکاری، کامل بودن اسناد و دامنه خدمات توافقشده بستگی دارد.
مدیران میتوانند زمان بیشتری را به مدیریت و توسعه کسبوکار اختصاص دهند.
بسته به ساختار شرکت حسابداری، امکان استفاده از تخصصهای مالی، مالیاتی و حقوق و دستمزد وجود دارد.
ثبت منظم اطلاعات، پیگیری اسناد ناقص و کنترل حسابها را آسانتر میکند.
گزارشهای مالی به بررسی هزینههای غیرضروری و تحلیل سودآوری کمک میکنند.
برنامهریزی برای انجام تکالیف مالیاتی و بیمهای میتواند احتمال فراموشی مهلتها را کاهش دهد.
کسبوکار میتواند با توجه به حجم فعالیت، بخشی از امور مالی یا تمام آن را برونسپاری کند.
نکته مهم این است که برونسپاری حسابداری، مسئولیتهای قانونی صاحب کسبوکار یا مدیران را بهطور خودکار از بین نمیبرد. حدود مسئولیت هر طرف باید در قرارداد مشخص شود.
هزینه خدمات شرکت حسابداری به یک عامل محدود نمیشود و نمیتوان برای همه کسبوکارها مبلغ یکسانی تعیین کرد.
مهمترین عوامل مؤثر بر هزینه عبارتاند از:
برای مقایسه پیشنهادهای قیمت، صرفاً مبلغ نهایی را بررسی نکنید. بهتر است مشخص کنید هر شرکت دقیقاً چه خدماتی ارائه میدهد، چه مواردی هزینه جداگانه دارند و مسئولیت پیگیری هر تکلیف با چه کسی است.
